KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU ( KVKK )

BİLGİLENDİRME VE AYDINLATMA METNİ

 Şirketimiz; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”)’na uygun olarak, kişisel verilerinizin işlenmesine, korunmasına azami özen göstermektedir. Veri sorumlusu olarak; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,  kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli her türlü teknik ve idari tedbirler alınmıştır.

Kanunun 10. Maddesi uyarınca; müşteriler, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılarının yönetici ve çalışanları, iş ortakları, şirket ortakları, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel kişilerinin çalışanları ve ilgili üçüncü kişileri kapsayacak şekilde oluşturulan politikalar ve işbu aydınlatma metni ile sizleri bilgilendiriyoruz. İlgili kişi grubuna göre hazırlanan aydınlatma metinleri ilgili kişilere ayrıca iletilmiştir.

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun  (“Kanun”) 10 uncu maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Yepsan Yedek Parça Sanayi Ticaret A.Ş.(“Şirket”) tarafından hazırlanmıştır.

1.VERİ SORUMLUSU:

Yepsan Yedek Parça Sanayi Ticaret A.Ş. ( Kayapa Mah. 13(530) Sokak No: 7A Nilüfer Bursa Türkiye, Vergi Dairesi : Ertuğrulgazi – 9490038980 , Ticaret Sicil No: 30515, Mersis No: 9003898000011) ; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 3. maddesinde tanımlanan “Veri Sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi işlemektedir.

2.KİŞİSEL VERİLERİN HANGİ AMAÇLA İŞLENECEĞİ:

Kişisel verileriniz, şirket faaliyetleri kapsamında Kanunun 4., 5., 6. maddelerine ve ilgili mevzuata uygun olarak aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Şirketin ürün ve hizmetlerini geliştirmek, kurumsal gelişim faaliyetlerini sürdürmek,
• Şirketin finans ve muhasebe işlerini sürdürmek,
• Şirketin üçüncü kişilerle olan ticari faaliyetlerini, hizmet alım işlemlerini sürdürmek,
• Şirket faaliyetleri kapsamındaki yasal yükümlülükleri yerine getirmek,
• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, çalışma ve staj başvuru süreçlerini yerine getirmek,
• Personel özlük dosyalarının oluşturulması, mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Şirketin müşterileri, tedarikçileri, çalışanları ve hukuki ilişki içinde bulunduğu ilgili üçüncü kişiler ile yapmış olduğu veya yapacağı sözleşmeler ve protokollerin yapılması ve ifasını sağlamak,
• Reklam ve pazarlama faaliyetlerinin sürdürülmesi,
• Şirket faaliyetleri kapsamında ilgili kişiler ile kurumsal iletişimi sağlamak,
• Şirketin kurumsal kalitesini sağlamak, irtibatlı olduğu ilgili kişilerin güvenliğini sağlamak,
• Mevzuat gereği, ilgili kamu kurum ve kuruluşlara gerekli yasal bildirimlerde bulunmak, Düzenleyici ve denetleyici resmi kurumlara, özel hukuk tüzel kişilerine gerekli bilgilerin sağlanması,
• Şirketin üçüncü kişilerle olan hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü,
• Şirketimizin düzenlediği eğitim, seminer veya organizasyonlara katılım nedeniyle kurumsal ve kişisel gelişimi sağlamak,
• Şirket faaliyetleri ile ilgili internet sayfamızı kullanmanız, internet sayfamızdaki formları doldurmanız için gerekli süreçleri sürdürmek,
• Kapalı devre kamera kayıt sistemi vasıtasıyla, müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, hizmet sağlayıcılarımız, iş ortaklarımız, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, stajyerlerimiz, ziyaretçilerimiz ve ilgili üçüncü kişilerin güvenliğinin takibi, hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin sağlanması, üçüncü kişilerin suç teşkil edebilecek davranışlarının önlenmesi, şirket bina ve eklentileri ile çevresinin fiziksel güvenliğinin sağlanması,

3.İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER:

 Yukarıda yazılı amaçlar doğrultusunda, şirket faaliyetleri ile sınırlı olmak üzere, aşağıda yazılı kişisel verileriniz işlenmektedir.

• Kimlik bilgileriniz (T.C. Kimlik No, geçici kimlik numarası, yabancı kimlik numarası, adınız ve soyadınız, doğum yeri ve tarihi, anne ve baba adınız, medeni haliniz, cinsiyetiniz, pasaport, sürücü belgesi, araç ruhsat belgesi üzerinde yer alan bilgiler, nüfus kimlik belgeniz veya kimlik paylaşım sistemi üzerinde yer alan diğer nüfus kimlik bilgileri)
• İletişim bilgileriniz (Telefon numaralarınız, iletişim adresi, e-posta, kep adresiniz)
• Lokasyon bilgileriniz (Adres, bulunduğunuz yerin konum bilgileri)
• Özlük Bilgileri (İş sözleşmesi, eğitim, diploma bilgileri, sertifika bilgisi, SGK işe giriş, çıkış bildirgesi, GSS giriş bilgileri, aile durum bildirgesi üzerinde yazılı kimlik bilgileri, bakmakla yükümlü olduğu kişiler, eş, çocuk yakınlık bilgisi, aile bireylerinin nüfus kayıt bilgileri, işin niteliğine göre alınan zimmet belgesi, çalışma belgesi, istifa, fesih, kıdem ve ihbar tazminatı bordrosu, maaş bordro bilgileri, disiplin soruşturması bilgileri, SGK sicil no, hizmet dökümü, özgeçmiş bilgileri, izin bilgileri, personel performans değerlendirme raporları, iş kazası bilgileri, iş başvuru formunda yer alan bilgiler, referans, bilgileri, banka hesap bilgileri, iş sağlığı ve güvenliği kapsamında alınan bilgiler, risk değerlendirme bilgileri)
• Hukuki İşlem Bilgileri (Adli makamlarla yapılan yazışmalardaki kişisel bilgiler, dava ve icra dosyalarındaki bilgiler)
• Müşteri, tedarikçi, hizmet sağlayıcısı işlem bilgileri (Ad, Soyadı, T.C. No, adres, elektronik posta bilgileri, telefon iletişim bilgileri, banka hesap bilgileri, çek, senet, kredi kartı, ödeme, finans, fatura, sözleşme, vekaletname, imza sirküleri bilgisi),
• Fiziksel Mekan Güvenliği Bilgileri (Müşteri, tedarikçi, hizmet sağlayıcıları ile yönetici ve çalışanları, şirket ortakları, şirket çalışanları, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçilerin giriş çıkış kamera kayıt bilgileri, güvenlik çıkış defter bilgileri tutulan formlardaki bilgiler),
• Finans Bilgileri (Bilanço bilgileri, finansal performans bilgileri, kredi ve risk bilgileri, malvarlığı bilgileri, banka hesap bilgileri, cari hesap bilgileri, poliçe bilgileri, gümrük işlemlerine dair bilgiler, iç ve dış ticarete ilişkin tutulan ve bildirilen formlarda yer alan bilgiler, banka hesap bilgisi, ıban numarası),
• Mesleki deneyim bilgileri (Çalışanlar için alınan öğrenim bilgileri, diploma bilgileri, çalışma hayatı, referans bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, ehliyet bilgileri, bildirilen formlardaki diğer bilgiler),
• Görsel Kayıtlar (İlgili kişilerce doldurulan, basılı formlar, evrak ve resmi kimlik belgeleriniz üzerinde yer alan fotoğraf bilgisi, işe başvuru ve şirket faaliyetleri kapsamında gerektiğinde alınan fotoğraflar, fuar, reklam, pazarlama organizasyonlarında, şirket kampanyalarında internet sayfası, sosyal medya hesaplarımız veya üçüncü taraf sosyal medya mecralarında kullanılan, paylaşılan fotoğraflarınız, kamera kayıtlarındaki görüntüleriniz)
• Sağlık Bilgileri (Çalışanlar ve çalışan adayları için iş başvuru formunda yazılı sağlık durum bilgileri, çalışanlar için sağlık raporları, sağlık testleri, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık ve fiziksel engellilik durum bilgileri, sağlık kurulu raporları, tedarikçi çalışanlarından alınan sağlık bilgisi )
• Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirlerine dair bilgiler (Sabıka kaydı, hükümlülük, adli durum bilgileri),
• İnternet sitesi, sosyal medya hesapları veya çağrı hizmetleri üzerinden iletilen şikayet veya talepler ile buna ilişkin değerlendirme ve yönetim sürecinde yapılan işlemlere ilişkin bilgiler,
• Biyometrik bilgiler (çalışan ve tedarikçi çalışanları bakımından server odasına giriş için alınan parmak izi tanıma)
• Kurumsal çağrı hizmetleri vasıtasıyla elde edilen bilgiler, elektronik posta, mektup veya sair iletişim araçları ile elde edilen kişisel bilgileriniz.

4.İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ:

Şirketimizce işlenen kişisel verileriniz, 6698 sayılı KVK Kanununun 8., 9. maddelerine uygun olarak aşağıda yazılı amaçlarla ilgili gerçek ve tüzel kişilere aktarılmaktadır. Buna göre;

• Şirket faaliyetlerinin yürütülmesi, karşılıklı yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla; müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız, ifa yardımcılarımız, alt yüklenicilerimiz, ortak iş birliği ve koordinasyonun sağlanması amacıyla grup şirketlerimize,
• İlgili mevzuatlarda öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla Gümrük İdaresi, Gelir İdaresi Başkanlığı, Vergi Daireleri, SGK olmak üzere ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına,
• Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda ve hukuki uyuşmazlıklarda, talep halinde ve mevzuat gereği talep amacıyla sınırlı olarak savcılıklara, mahkemelere, İcra Dairelerine ve ilgili yasal kurum ve kuruluşlara,
• İlgili kişilerin iş sağlığı ve güvenliği süreçlerini gerçekleştirmek amacıyla, iş sağlığı ve güvenliği önlemleri kapsamında, çalışanların sağlık bilgilerinin ilgili sağlık hizmeti alınan kişi ve kuruluşlara ve sigorta şirketlerine,
• İlgili kişilerin finansal işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla bankalara, finans kuruluşlarına, kamu ve özel hukuk tüzel kişilerine, kamu görevlilerine,
• Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda ve hukuki uyuşmazlıklarda, talep halinde ve mevzuat gereği talep amacıyla sınırlı olarak savcılıklara, mahkemelere, icra dairelerine ve ilgili yasal kurum ve kuruluşlara,
• Şirketimiz bünyesinde kullanılan bilgisayar işletim sistemleri ve bilgisayar programlarının kurulması, programların bakım ve onarım işlemlerinin yapılabilmesi, elektronik verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla yurtiçi ve yurtdışında bulunan yazılım, donanım, bilişim ve teknoloji firmalarına,
• Yukarıda sayılan ilgili kişi grupları ile birlikte, şirketimizin çalışanları, şirket ortakları, hukuk, mali ve vergi danışmanları, gümrük idaresi, gümrük müşavirliği, denetçiler, kamu kurumlarına, bakanlıklar, yargı mercileri gibi yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile dış ticaret işlemleri için irtibatlı olduğumuz yurt içi ve yurt dışında bulunan ilgili kişi ve kuruluşlar, ödeme hizmet mevzuatı hükümlerinin izin verdiği kişi, kurum ve kuruluşlara mevzuata uygun ve aktarım amacı ile sınırlı olmak üzere kişisel verileriniz aktarılmaktadır.

5.KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ:

Kişisel verileriniz; şirketimiz ile olan hukuki irtibatınız ve şirket faaliyetleri kapsamında, belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, başvuru formlarının doldurulması, özlük dosyalarının oluşturulması, sözleşmelerin düzenlenmesi, ifası, muhasebe, mali ve sosyal hakların tesisi ve sürdürülmesi için finans bilgilerinin işlenmesi, satın alma, pazarlama, planlama, ihracat, kalite ve kurumsal gelişimin sağlanması amacıyla alınan kişisel verilerin işlenmesi, şirket bina ve eklentilerinin, internet sitesinin ziyaret edilmesi, çağrı hizmetlerimizi aranması, parmak izi tanıma sisteminin kullanılması, şirket bina ve eklentilerinde iç ve dış mekan güvenliğini sağlamak amacıyla görüntülü kamera kayıt sisteminin kullanılması suretiyle, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenmekte ve toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz kural olarak ilgili kişinin açık rızasına dayalı olarak işlenmektedir. Şirketimiz ile hukuki irtibatınız kapsamında aşağıdaki hallerde açık rıza aranmaksızın kişisel verileriniz işlenmektedir.  

• Şirketimiz ile üçüncü gerçek ve tüzel kişiler arasındaki sözleşmelerin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verinin, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi sebebiyle,

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Yasasının 5. ve 6. maddelerine, Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğin 5/1-h. maddesine uygun olarak belirtilen amaçlara sınırlı olarak işlenmekte, toplanmakta ve aktarılmaktadır. 

6.KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI ( BAŞVURU HAKKI ):

6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanununun “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11 inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre veri sorumlusu olarak Yepsan Yedek Parça Sanayi Ticaret A.Ş, Kayapa Organize Sanayi Bölgesi 13.Sokak No:7 Nilüfer Bursa Türkiye adresine, kişisel veri sahibi olan ilgili kişinin internet sitemizde yer alan BAŞVURU FORMUNU doldurarak, formun imzalı bir nüshasını  şirket adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da şirketimize bildirdiğiniz ve şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle yepsan@yepsan.com.tr  adresine e-posta göndererek, ilgili kişinin şahsi kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini kullanarak, şirketimize ait Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresine yepsanyedekparca@hs01.kep.tr elektronik posta göndererek, yapacağınız şahsi başvuru ile, Noter vasıtasıyla yapacağınız başvuru veya Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirlediği yöntemlerle ile iletebilirsiniz.